E-factureren in UBL in het zakenleven
Inderdaad zou het theoretisch ook nu nog mogelijk rekeningen te ontvangen of versturen op mooi maar nu ouderwets papier. Enveloppen en postzegels... Die mooie zomer is voorbij. Alles gaat nu snel en handig via mailverkeer.
Veel van onze bezoekers zullen als vanzelfsprekend alles administratief onder controle hebben. Als je niet bij de digi-types hoort omdat je bijvoorbeeld in die tijd daarvoor werd geboren of andere dagelijkse kwesties je al genoeg bezig houden dan moet je dit toch weten.
Net nu bijna iedereen gewend was aan een vertrouwd PDF-bestandje komt ook hier weer een verandering die toch wel wat hééft. Vaak wordt de overheid als log en weinig creatief bestempeld maar deze keer zit er toch veel in de nieuwe voorschriften. De Nederlandse Overheid zal namelijk samen met veel andere landen een internationale standaard invoeren voor e-facturatie. Dat gebeurt in Universal Business Language en die internationale zakentaal noemt men UBL.
Dat is al eens eerder geprobeerd maar bleek toen nog te moeilijk-moeilijk-etc. van opzet. Het ging mis door het jawel moeilijke aansluiten op het systeem. Nu is de aansluiting eenvoudiger via (even doorzetten niet-digivrienden) het Simplerinvoicing facturennetwerk. De overheid (ofwel Brussel) aanvaardt vanaf 1 januari 2017 dit systeem. Why?
Het is kostenvrij en maakt onze nationale en internationale handel efficiënter en -belangrijk- minder foutgevoelig. Met deze data kan eveneens met robotic accountic worden gewerkt. Daardoor worden facturen automatisch geautoriseerd en kunnen direct aan het juiste grootboekschema worden toegevoegd. Met één druk op de verzendknop bij de leverancier staat de factuur voortaan automatisch als boekingsvoorstel in het boekhoudpakket van de klant en desgewenst - is nu eenmaal onontkoombaar- eventueel ook meteen bij de Belastingdienst.
SimplerInvoicing maakt deel uit van ERP/ accountingpakketten en e-facturatiedienstverleners. Via dit netwerk kunnen bedrijven elektronische facturen versturen vanuit eigen software. Deze facturen kunnen meteen in de financiële administratie van de ontvangende overheidsorganisatie worden ingelezen.
Bedrijven zijn vrij om te bepalen langs welke weg ze e-facturen in UBL willen gaan versturen. Het ontvangen van e-facturen op de moderne wijze kan men echter spoedig tegemoet zien. Vernieuwingen zijn eerder op klachten gestuit via de gecompliceerde aansluiting op Digiport. Dit kan worden opgelost via een e-facturatiedienstverlener/ boekhoudpakket met een aansluiting op Digipoort. Of ook via een e-facturatiedienstverlener/ boekhoudpakket met een aansluiting op SimplerInvoicing (SimplerInvoicing zet om naar UBL-OHNL en levert af op Digipoort).
Het is efficient en bespaart bedrijven veel tijd en geld. De invoering door de overheid gaat de vaderlandse belastingbetaler ook veel geld schelen. En die brutale spookfacturen hebben daardoor gelukkig ook hun langste tijd gehad.
ACH... DIE MOOIE ZOMER IS VOORBIJ ...
FOTO: REDACTIE